Purchase Order: Pengertian, Fungsi, & Formatnya

Apa Itu Purchase Order? 

Purchase order atau biasa dikenal dengan PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli. PO juga digunakan sebagai kontrak yang isinya kesepakatan antara pembeli dan penjual perihal barang, kuantitas, harga, dan nomor/tanggal pemesanan dibuat. Biasanya, semakin spesifik pesanan, maka akan semakin banyak pula rincian yang ada dalam dokumen ini. Hal itu justru akan membuat proses pemesanan jauh lebih efektif. 

Purchase order berbeda dengan faktur/invoice. Tidak jarang kesalahpahaman ini timbul mengingat keduanya melibatkan aktivitas jual-beli yang mengatur pembayaran atas transaksi tersebut. Adapun perbedaan yang paling mencolok adalah pada waktu. Cara kerja PO biasanya akan diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang kepada penjual. Sedangkan faktur/invoice, diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya oleh pihak yang melakukan transaksi. 

Baca Juga: Mengenal Sales Order: Pengertian, Fungsi, dan Bedanya dengan Purchase Order

Fungsi Purchase Order

Setelah mengetahui pengertian dari PO, mari mengenal fungsi purchase order, berikut ini: 

1. PO berguna sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli. 
2. Sebagai komitmen penjual yang menerima pesanan dari pembeli. 
3. Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk.
4. Menghindari kesalahan harga pembelian barang agar pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan jumlah atau harga. 
5. Sebagai pengingat penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai dengan pesanan yang diinginkan beserta waktu yang dibutuhkan. 
6. Dokumen bersifat hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa yang akan datang terkait transaksi yang terjadi. 
7. Membantu pihak keuangan dalam menyiapkan anggaran supaya lebih siap saat mendekati waktu pembayaran sesuai dengan faktur dan keterangan jatuh temponya. 
8. Membantu dalam melacak pesanan yang masuk guna menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman. 
9. Sebagai bukti ke auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa Anda atau perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis sesuai dengan prosedur.

Baca Juga: Purchase Order? Yuk, Kenali Istilah Ini Lebih Jauh!

Cara Membuat PO yang Baik

Membuat purchase order yang baik ternyata tidak sulit. Umumnya, pada dokumen PO setidaknya harus mencantumkan detail seperti berikut ini: 

1. Nama barang yang dipesan.
2. Kuantitas setiap produk yang dipesan. 
3. Harga dari setiap unit produk atau barang yang dipesan
4. Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan. 
5. Pajak Pertambahan Nilai (PPN). 
6. Nomor pesanan. 
7. Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 
8. Kolom otorisasi. 

Selain komponen di atas, ada pula beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat PO, seperti berikut ini:

• Cantumkan identitas perusahaan dengan jelas sebagai pemesan. 
• Masukan detail yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya. 
• Nama produsen atau supplier pun harus tertera dalam dokumen dengan jelas. 
• Sebutkan juga media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (bila perlu). 
• Sebutkan juga bentuk dan jumlah pesanan dengan detail. Kalau perlu buat daftar dalam bentuk tabel agar memudahkan penelusurannya dan pelayanannya. 
• Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan cara pengiriman yang Anda inginkan. 
• Jangan lupa, cantumkan nomor agar saat melakukan penelusuran jauh lebih mudah dan terhindar dari kekeliruan. 

Baca Juga: Purchase Requisition: Fungsi, Format dan Perbedaannya dengan PO

Contoh & Format Purchase Order

Berikut ini beberapa contoh purchase order yang bisa Anda jadi referensi: 

Contoh 1: 

Contoh 2: 

Contoh 3: 

Itu lah tadi pembahasan seputar purchase order yang perlu Anda ketahui. Temukan topik menarik lainnya seputar bisnis, keuangan, pajak, dan akuntansi di sini.