Dokumen legalitas penting dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Umumnya, dokumen ini terdiri dari akta pendirian perusahaan, NPWP badan usaha, dan Nomor Induk Berusaha. Jika suatu perusahaan bergerak di bidang perdagangan, tak luput harus memiliki surat izin usaha perdagangan.
Dokumen-dokumen ini menjadi bukti kalau perusahaan terdaftar sebagai badan usaha yang sah. Selain itu, dokumen legalitas juga berfungsi melindungi usaha dan aset pribadi, mengembangkan usaha, meningkatkan kredibilitas, bahkan mempermudah dalam mengajukan pinjaman modal usaha, dan lainnya.
Mengingat pentingnya dokumen ini, maka mereka yang ingin membangun perusahaan wajib menyiapkan dokumen legalitasnya. Lalu, apa saja yang termasuk ke dalam dokumen legalitas perusahaan ini?
1. Akta Pendirian Perusahaan
Akta pendirian perusahaan merupakan salah satu dokumen legalitas penting yang harus ada saat awal membangun usaha, baik itu usaha skala besar maupun kecil. Akta pendirian adalah akta yang dibuat di hadapan notaris, berisi keterangan mengenai identitas dan kesepakatan paa pihak untuk mendirikan perusahaan beserta anggaran dasarnya dan memaparkan mengenai tujuan perusahaan.
Anggaran dasar dalam akta ini mengatur mengenai nama dan tempat kedudukan, jangka waktu, maksud dan tujuan kegiatan usaha, modal dan saham, sistem Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), rapat direksi dan rapat dewan komisaris, susunan, pengangkatan, pemberhentian dan wewenang Direksi dan Dewan Komisaris, dan hal-hal penting lainnya.
2. NPWP Badan Usaha
Setiap perusahaan atau badan usaha yang berdiri harus memiliki NPWP agar terdaftar secara resmi dalam sistem perpajakan di Indonesia, serta dapat melaksanakan hak dan kewajiban pajaknya secara penuh. Tidak hanya itu, ada beberapa fungsi NPWP badan usaha, di antaranya:
- Menghindarkan perusahaan dari sanksi pidana.
- Menjadi alat ukur pengenaan pajak sesuai dengan penghasilan perusahaan.
- Menjadi salah satu syarat wajib ketika ingin mengurus restitusi pajak karena kelebihan bayar pajak.
- Menjadi salah satu syarat wajib ketika ingin mengajukan rekening koran. Menjadi syarat bukti kelayakan taat pajak ketika ingin mengajukan kredit bank.
- Menjadi syarat yang dibutuhkan untuk membuat Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
Berdasarkan PER-04/PJ/2020, syarat pembuatan NPWP untuk badan terbagi ke dalam tiga kategori, yaitu kategori badan usaha berorientasi laba, badan usaha tidak berorientasi laba, dan badan usaha operasi kerjasama (joint operation).
Lalu, bagaimana cara mendapatkan NPWP badan usaha? Awalnya, pelaku usaha dapat membuat NPWP badan usaha dengan mendatangi KPP Pratama di wilayah tempat badan usaha berlokasi. Namun sekarang ini, pelaku usaha dapat membuat NPWP badan usaha secara online melalui laman ereg.pajak.go.id/daftar atau laman pajak.go.id dan pilih menu e-registration. Kemudian, ikuti semua instruksi yang ada.
Setelah mendapatkan NPWP untuk perusahaan, pelaku usaha dapat melaksanakan hak dan kewajiban pajaknya, seperti bayar dan lapor pajak perusahaan.
3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Jika suatu perusahaan bergerak di bidang perdagangan maupun pelayanan jasa, wajib untuk memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) sebagai salah satu dokumen legalitasnya. SIUP merupakan surat izin yang dikeluarkan pemerintah daerah pada pengusaha. Berdasarkan Peraturan Menteri Perdagangan No. 46/M-DAG/PER/9/2009, ada 4 jenis SIUP berdasarkan modal, yaitu:
- SIUP Mikro, modal disetor tidak lebih dari Rp50 juta.
- SIUP Kecil, modal disetor antara Rp50 juta-Rp500 juta.
- SIUP Menengah, modal disetor antara Rp500 juta-Rp10 miliar.
- SIUP Besar, modal disetor lebih dari Rp10 miliar.
Surat izin ini berlaku selama perusahaan menjalankan kegiatan usahanya. Artinya, pelaku usaha tidak perlu melakukan perpanjangan masa berlaku surat izin usaha.
4. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)
Dokumen legalitas lainnya yang diperlukan perusahaan adalah Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP). Ini merupakan surat keterangan tempat kediaman badan usaha yang dijalankan.
Karena berdasarkan domisili, maka persyaratan pembuatan SKDP tergantung pada wilayahnya berada. Karena tiap wilayah memiliki syarat yang berbeda-beda. Selain itu, SKDP memiliki masa berlaku sehingga pelaku usaha harus memperpanjangnya. Umumnya, SKDP untuk kantor bersama berlaku selama 5 tahun dan dapat diperpanjang tergantung dari perjanjian sewa antara pemilik usaha dengan pemilik kantor. Sedangkan SKDP untuk virtual office hanya berlaku 1 tahun dan dapat diperpanjang.
5. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) atau Nomor Induk Berusaha (NIB)
Tanda Daftar Perusahaan adalah dokumen pengesahan yang menyatakan bahwa suatu usaha telah melakukan kewajiban pendaftaran. Awalnya, TDP baru dapat dibuat setelah pelaku usaha membuat akta pendirian, SKDP, NPWP, dan SIUP. Namun setelah terbit PP 24/2018 tentang Pelayanan Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik, TDP dapat dibuat melalui sistem Online Single Submission (OSS) setelah membuat akta pendirian.
Lalu pada peraturan yang sama, tepatnya Pasal 26 huruf a, TDP berubah menjadi Nomor Induk Berusaha (NIB). Jadi jika pelaku usaha telah memiliki NIB melalui sistem OSS, secara otomatis juga telah memperoleh TDP karena NIB berlaku sebagai pengesahan TDP.
Itulah 5 daftar dokumen legalitas yang perlu dimiliki pelaku usaha saat membangun atau memulai perusahaan. Dokumen-dokumen ini sangat penting untuk disimpan dan tidak boleh berpindah tangan dengan mudahnya karena ini merupakan identitas perusahaan.
Jika sudah memilikin dokumen-dokumen ini, pelaku usaha dapat menjalankan usahanya dengan lebih mudah. Jangan lupa untuk melaksanakan kewajiban perusahaan, salah satu adanya bayar dan lapor pajak perusahaan. Sebagai pelaku usaha, Anda dapat menggunakan aplikasi perpajakan OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP, OnlinePajak menyediakan berbagai layanan untuk mempermudah Anda dalam melaksanakan kepatuhan pajak perusahaan. Salah satunya adalah layanan e-Filling untuk pelaporan pajak, baik itu SPT Masa maupun SPT Tahunan Badan.
Dengan lapor pajak tepat waktu, Anda dapat menghindari sanksi pidana yang dapat menghambat jalan perusahaan.
Referensi:
PER-04/PJ/2020
Peraturan Menteri Perdagangan No. 46/M-DAG/PER/9/2009