Contoh Invoice Pembelian Barang untuk Bisnis yang Efisien

Mengapa Invoice Pembelian Barang Penting?

Invoice pembelian barang adalah dokumen yang memberikan bukti tertulis tentang transaksi antara penjual dan pembeli. Pentingnya invoice pembelian barang melibatkan beberapa aspek, termasuk:

1. Rekam Transaksi: Invoice mencatat detail transaksi pembelian, seperti jumlah barang, harga, dan tanggal transaksi. Ini memberikan rekam resmi yang diperlukan untuk keperluan akuntansi.
2. Dasar Pembayaran: Invoice menjadi dasar untuk proses pembayaran. Pembeli dapat merujuk pada invoice ini untuk menentukan jumlah yang harus dibayarkan dan batas waktu pembayaran.
3. Kepatuhan Pajak: Invoice juga penting untuk kepatuhan pajak. Pada banyak yurisdiksi, penyimpanan invoice yang akurat diperlukan untuk audit pajak dan pelaporan.
4. Transparansi Bisnis: Memberikan transparansi dalam transaksi bisnis antara penjual dan pembeli, memastikan kedua belah pihak memahami persyaratan dan syarat pembelian.

Elemen-Elemen Kunci dalam Invoice Pembelian Barang

Sebuah invoice pembelian barang yang efektif dan lengkap harus mencakup elemen-elemen kunci berikut:

1. Informasi Penjual: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari penjual.
2. Informasi Pembeli: Nama perusahaan atau nama pembeli, alamat, dan kontak pembeli.
3. Nomor Invoice: Nomor unik yang diidentifikasi untuk setiap invoice. Berguna untuk pelacakan dan referensi.
4. Tanggal Transaksi: Tanggal ketika transaksi dilakukan atau tanggal invoice diterbitkan.
5. Deskripsi Barang: Informasi rinci mengenai barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan deskripsi singkat.
6. Jumlah Total: Total jumlah pembelian, mencakup harga barang, pajak, dan biaya lainnya.
7. Metode Pembayaran: Informasi mengenai metode pembayaran yang diterima, termasuk detail rekening bank jika diperlukan.
8. Syarat Pembayaran: Informasi mengenai batas waktu pembayaran, diskon pembayaran dini, dan ketentuan lainnya.
9. Informasi Pajak: Jika berlaku, informasi pajak termasuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau pajak lainnya harus dicantumkan dengan jelas.

Contoh Invoice Pembelian Barang

Berikut ini contoh-contoh invoice pembelian barang yang umum: 

Contoh 1 

[Logo Perusahaan]

[Nama Perusahaan Penjual]

[Alamat Perusahaan Penjual]

[Nomor Telepon Perusahaan Penjual]

[Email Perusahaan Penjual]

INVOICE PEMBELIAN BARANG

Nomor Invoice: XYZ123

Tanggal Transaksi: 01 Januari 2024

Deskripsi Barang	Jumlah	Harga Satuan (IDR)	Total (IDR)
Barang A	10	1,000,000	10,000,000
Barang B	5	500,000	2,500,000
Subtotal		12,500,000
PPN (10%)		1,250,000
Total		13,750,000

Informasi Pembeli:

[Nama Perusahaan Pembeli]

[Alamat Perusahaan Pembeli]

[Nomor Telepon Pembeli]

[Email Pembeli]

Metode Pembayaran:

Transfer Bank

BCA, Nomor Rekening: 123-456-789

Pembayaran harus diterima sebelum 15 Januari 2024.

Baca Juga: Ragam Tanda Terima dan Perbedaanya dengan Invoice

Contoh 2 

Keuntungan Penggunaan Invoice

Tentu sebagai perusahaan yang menjalankan transaksi jual-beli baik barang maupun jasa, Anda membutuhkan invoice. Menjadi kewajiban dan menghasilkan keuntungan bila Anda menggunakan invoice dengan benar dan efisien. Berikut ini keuntungan yang bisa Anda terima dalam penggunaan invoice:

1. Mempercepat Pembayaran: Invoice yang jelas dan rinci dapat mempercepat proses pembayaran karena pembeli memiliki informasi yang dibutuhkan dengan jelas.
2. Mencegah Kesalahan: Dengan memberikan detail yang akurat, invoice membantu mencegah kesalahan pembayaran yang mungkin terjadi.
3. Kepatuhan Pajak: Invoice yang memuat informasi pajak yang lengkap membantu perusahaan tetap mematuhi regulasi pajak yang berlaku.
4. Pelacakan Transaksi: Nomor unik pada setiap invoice memudahkan pelacakan transaksi, baik oleh penjual maupun pembeli.
5. Menjaga Hubungan Bisnis: Invoice yang profesional dan rinci dapat menciptakan kesan positif, menjaga hubungan bisnis yang baik.

Langkah-Langkah Membuat Invoice Pembelian Barang

Dalam pembuatan invoice, tentu Anda membutuhkan langkah-langkah yang benar sebagai berikut:

1. Identifikasi Detail Transaksi: Catat dengan cermat semua detail transaksi, termasuk deskripsi barang, jumlah, dan harga satuan.
2. Gunakan Template atau Software: Gunakan template invoice yang telah ada atau software akuntansi untuk memastikan format dan informasi yang sesuai.
3. Tambahkan Informasi Penjual dan Pembeli: Pastikan informasi penjual dan pembeli termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
4. Berikan Nomor Invoice yang Unik: Setiap invoice harus memiliki nomor yang unik untuk tujuan identifikasi dan pelacakan.
5. Cantumkan Informasi Pajak: Jika berlaku, pastikan untuk mencantumkan informasi pajak, seperti PPN, sesuai dengan regulasi yang berlaku.
6. Deskripsikan Barang dengan Rinci: Deskripsikan setiap barang atau jasa secara rinci, termasuk jumlah dan harga satuan.
7. Total Jumlah Pembelian: Hitung total jumlah pembelian, termasuk pajak dan biaya lainnya jika ada.
8. Tambahkan Syarat Pembayaran: Tentukan syarat pembayaran, termasuk batas waktu pembayaran dan diskon pembayaran dini jika berlaku.
9. Periksa dan Koreksi: Sebelum mengirimkan invoice, pastikan untuk memeriksa kembali setiap detail dan koreksi jika diperlukan.
10. Kirimkan ke Pembeli: Kirimkan invoice kepada pembeli sesegera mungkin setelah transaksi dilakukan.

Baca Juga: Serba-Serbi Invoice dalam Dunia Usaha yang Perlu Anda Pahami

Untungnya, kini OnlinePajak hadir dengan fitur otomatisasi invoice dan kepatuhan. Dalam fitur ini, Anda dapat melakukan otomatisasi end-to-end sebagai operasional keuangan perusahaan, mulai dari piutang usaha, utang usaha dan segala kepatuhan lainnya.

Dalam pembuatan invoice perusahaan, PPN, bukti potong, hingga pembayaran, bisa Anda lakukan dalam satu aplikasi untuk kelola semua. Fitur kami memungkinkan Anda melakukan semua transaksi dalam satu ekosistem, didukung portabilitas dan kompatibilitas dengan sistem keuangan dan akuntansi lainnya.

Kesimpulan

Membuat invoice pembelian barang yang efisien adalah langkah penting dalam menjaga integritas keuangan bisnis Anda. Dengan menggunakan contoh invoice dan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat dokumen yang tidak hanya mencatat transaksi dengan jelas tetapi juga memberikan dasar yang kuat untuk proses pembayaran. Selain itu, invoice yang efisien dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memperkuat hubungan bisnis dengan pelanggan Anda.