Sekilas Tentang Invoice
Mengacu pada Wikipedia, invoice atau faktur adalah sebuah dokumen yang berisi perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga, dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan penagihan untuk pembayaran yang dikeluarkan penjual kepada pembeli.
Secara umum, invoice atau faktur adalah dokumen tertulis yang berisikan informasi transaksi (berupa barang dan/atau jasa, harga dan total, tanggal terjadinya transaksi, identitas penjual dan pembeli) yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini juga digunakan untuk keperluan penagihan pembayaran atas transaksi yang terjadi.
Jika berbentuk fisik, invoice dibuat dalam tiga rangkap: satu lembar untuk pembeli, satu lembar untuk arsip penjualan, dan lembar lainnya untuk laporan bagian keuangan.
Kini, banyak perusahaan yang menggunakan invoice digital atau e-Invoice untuk keperluan transaksi. Kelebihannya, invoice digital ini lebih ramah lingkungan karena tidak menggunakan kertas, lebih mudah disimpan dan dicari ketika dibutuhkan, serta minim risiko rusak atau hilang yang dapat menyulitkan proses audit.
Fungsi Invoice dalam Bisnis
Seperti yang pernah dibahas dalam artikel ini, invoice atau faktur tidak hanya memiliki fungsi untuk merinci transaksi. Faktur memiliki fungsi pengendalian akuntansi, yang mana penggunaan faktur dapat mewakili keberadaan kredit karena penjual telah mengirim produk namun belum menerima pembayaran.
Lalu, faktur juga berfungsi kontrol internal, yang mana pihak manajemen perusahaan bertanggung jawab dalam menyetujui biaya pada faktur sebelum dokumen itu terbit. Selain itu, faktur dapat mempermudah proses audit keuangan.
Baca Juga: Ini Contoh Invoice Pembayaran untuk Transaksi Bisnis
Format Invoice
Meski terdapat beberapa jenis contoh invoice, formatnya tetap sama, yaitu memuat informasi utama berikut:
- Nomor invoice
- Nomor order/purchase order
- Nomor detail order/surat jalan
- Hari dan tanggal
- Identitas penjual dan pembeli
- Barang dan/atau jasa
- Harga
- Subtotal transaksi
- Diskon (jika ada)
- Biaya pengiriman (jika ada)
- Pajak pembelian (PPN atau PPh Final)
- Total transaksi
Cara Membuat Invoice yang Profesional
Dengan memiliki invoice yang profesional, Anda dapat meningkatkan kepercayaan klien dan memperkuat hubungan bisnis Anda. Simak cara membuat invoice yang profesional di bawah ini.
1. Gunakan Format yang Sesuai
Pertama-tama, pilihlah format yang sesuai untuk invoice Anda. Ada banyak template invoice yang tersedia secara online, tetapi pastikan Anda memilih yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan invoice tersebut mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Sertakan Detail Transaksi dengan Jelas
Sertakan detail transaksi dengan jelas dalam invoice Anda. Ini mencakup deskripsi produk atau layanan yang dibeli, jumlahnya, harga per unit, dan total biaya. Pastikan untuk mencantumkan semua item dengan teliti dan jelas agar tidak ada kebingungan di kemudian hari.
3. Tambahkan Informasi Pembayaran
Jangan lupakan untuk menambahkan informasi pembayaran dalam invoice Anda. Ini termasuk metode pembayaran yang diterima, batas waktu pembayaran, dan detail rekening bank jika diperlukan. Dengan menyertakan informasi pembayaran yang jelas, Anda dapat memudahkan klien Anda untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
4. Cantumkan Nomor Invoice
Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang dapat diidentifikasi. Nomor invoice ini akan memudahkan pelacakan transaksi dan membantu dalam manajemen keuangan bisnis Anda. Pastikan nomor invoice ini berurutan dan tercatat dengan rapi untuk referensi di masa depan.
Baca Juga: 3 Cara Menggunakan Invoice Automation di Bisnis Anda
5. Berikan Informasi Kontak yang Jelas
Sertakan informasi kontak yang jelas dalam invoice Anda, baik itu informasi perusahaan maupun informasi kontak pribadi jika diperlukan. Ini akan memudahkan komunikasi antara Anda dan klien jika ada pertanyaan atau masalah terkait dengan transaksi.
6. Tambahkan Logo Perusahaan
Tambahkan logo perusahaan Anda ke dalam invoice untuk memberikan sentuhan profesional. Logo perusahaan akan membantu memperkuat identitas merek Anda dan memberikan kesan yang baik kepada klien Anda.
7. Review dan Verifikasi
Sebelum mengirimkan invoice kepada klien, pastikan untuk meninjau dan memverifikasi semua informasi yang tercantum di dalamnya. Periksa kesalahan atau ketidaksesuaian agar tidak menimbulkan kebingungan atau masalah di kemudian hari.
Cara membuat invoice yang profesional adalah langkah penting dalam menjaga kredibilitas dan profesionalisme bisnis Anda. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat membuat invoice yang tidak hanya informatif tetapi juga menciptakan kesan yang baik kepada klien Anda. Jangan lupa untuk selalu memperbarui dan menyempurnakan proses pembuatan invoice Anda sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
OnlinePajak kini hadir dengan fitur pembayaran invoice yang dapat membantu perusahaan di Indonesia. Dalam fitur ini, Anda dapat melakukan pembayaran invoice atau tagih invoice.
Anda dapat menggunakan aplikasi bisnis OnlinePajak untuk menerbitkan dan mengelola invoice transaksi bisnis Anda. Tidak hanya itu, sebagai mitra resmi DJP, Anda juga dapat menerbitkan faktur pajak secara langsung sehingga transaksi dapat berjalan dengan lebih lancar.
Selain mengelola invoice, OnlinePajak juga menawarkan solusi otomatisasi invoice dan penagihan untuk kelancaran transaksi bisnis. Solusi ini sangat bermanfaat bagi Anda yang ingin meningkatkan proses bisnis.
OnlinePajak telah dipakai dan dipercaya oleh banyak perusahaan terkemuka di Indonesia. Nikmati fitur dan solusi yang OnlinePajak tawarkan untuk bisnis Anda sekarang, hubungi sales OnlinePajak untuk informasi registrasi.